CRM-система для копірайтерів KNP
Компанія AVADA MEDIA реалізувала проєкт для стартапу KNP, що займається створенням текстового контенту на замовлення. Ми розробили індивідуальну CRM-систему, адаптовану під специфіку копірайтерського бізнесу, яка спростила управління замовленнями, а також автоматизувала та стандартизувала комунікаційні та бізнес-процеси.
Наш підхід
Починаючи роботу над проєктом, перш за все наша команда розробила архітектуру CRM-системи, сегментувала базу користувачів і визначила ролі з відповідними правами доступу:
- Адміністратори – повний контроль та доступ до всіх процесів.
- Клієнти – комунікація з менеджером, відстеження замовлень та їх виконання.
- Менеджери - координація замовлень, взаємодія з клієнтами та копірайтерами.
- Копірайтери - виконання замовлень з можливістю вибору проєктів з дедлайнів та оплати.
Це дозволило налагодити прозоре керування замовленнями: при надходженні заявки клієнта вона автоматично обробляється в CRM, призначається менеджеру та контролюється адміністратором.
Оптимізація комунікацій
Одним із наших головних завдань було покращення комунікації між менеджерами компанії та клієнтами. Для її вирішення ми інтегрували чат, який дозволяє менеджерам вести централізоване листування з усіма клієнтами безпосередньо з інтерфейсу CRM. Всі повідомлення автоматично дублюються на електронну пошту клієнта, що забезпечує прозорість та своєчасне інформування про хід проєкту.
CRM дозволяє менеджерам одночасно спілкуватися як із клієнтом, так і з авторами контенту – в окремих чатах. Це значно спрощує робочий процес та запобігає помилкам. Такий підхід допоміг нам ізолювати канали спілкування, що зробило процес роботи із замовниками та копірайтерами більш упорядкованим та ефективним.
Автоматизація бізнес-процесів
Для підвищення ефективності роботи та зниження операційного навантаження на менеджерів ми інтегрували в CRM сучасні можливості:
- Перевірка на плагіаті. Автоматична перевірка унікальності текстів у реальному часі. За її результатами текст відразу надсилається замовнику на пошту або повертається до роботи виконавцю.
- Біржа замовлень. Автори контенту можуть підбирати замовлення в інтерфейсі CRM, з урахуванням їх дедлайнів та вартості. Це прискорило розподіл завдань та дозволило копірайтерам самостійно розподіляти своє робоче навантаження.
- Оповіщення. Система надсилає моментальні повідомлення клієнтам та авторам за ключовими етапами виконання замовлення.
Інструменти контролю та аналітики
Для адміністраторів ми впровадили систему логування, яка фіксує всі дії користувачів у CRM та забезпечує повний контроль над процесами всередині компанії.
На практиці це дає можливість керівництву стартапу KNP відстежувати активність та результативність співробітників, контролювати роботу менеджерів та аналізувати ключові показники ефективності бізнесу.
Інтеграція із зовнішніми каналами
Для автоматизації збору та обробки лідів, що надходять, ми виконали інтеграцію CRM-системи із зовнішніми джерелами трафіку через налаштовані веб-форми.
Таким чином, заявки моментально потрапляють до CRM, де система самостійно розподіляє їх між менеджерами для подальшої роботи. Цей процес не тільки мінімізує ручне введення даних, але й гарантує швидку реакцію на нові запити клієнтів, що особливо важливо для успішного розвитку стартапу.
Результат
Команда AVADA MEDIA розробила індивідуальну CRM для стартапу KNP, яка оптимізувала ресурси компанії та спростила роботу менеджерів. Нова система сформувала єдиний алгоритм взаємодії між замовниками, авторами та менеджерами, забезпечила надійний контроль над виконанням завдань та автоматизувала рутинні операції.
Завдяки оптимізації та підвищенню ефективності роботи, у стартапу з'явилося більше часу для залучення нових клієнтів та подальшого розвитку бізнесу.